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Diseño de la tabla de retención documental para la Fundación Universitaria Salesiana

Design of the document retention schedule for the Salesian University Foundation

dc.contributorCuellar Montealegre, Mario Fernando
dc.contributorZárate Díaz, Denis María
dc.creatorAlvarado González, Yuri Astrid
dc.date2025-02-07T16:39:06Z
dc.date2025-02-07T16:39:06Z
dc.date2024-12-10
dc.date.accessioned2025-10-30T13:46:02Z
dc.date.available2025-10-30T13:46:02Z
dc.identifierhttp://hdl.handle.net/10554/69385
dc.identifierinstname:Pontificia Universidad Javeriana
dc.identifierreponame:Repositorio Institucional - Pontificia Universidad Javeriana
dc.identifierrepourl:https://repository.javeriana.edu.co
dc.identifier.urihttp://test.repositoriodigital.com:8080/handle/123456789/187667
dc.descriptionEste trabajo de grado aborda la falta de control y seguimiento documental en la Fundación Universitaria Salesiana (en adelante FUS), una institución de la comunidad religiosa católica Salesiana en Colombia, establecida en 2018. A lo largo de sus seis años de funcionamiento, la FUS ha acumulado un volumen considerable de documentos, lo que ha generado desafíos en su control y seguimiento documental. Esta investigación examina tres problemas clave: la aplicación inconsistente de la codificación de documentos por parte del personal, el seguimiento y monitoreo inadecuados que resultan en archivos duplicados y la ausencia de un instrumento archivístico. Esto hechos problemáticos plantean la pregunta central de la investigación: ¿De qué manera se puede contribuir para llevar a cabo un buen control de los documentos producidos y recibidos en la FUS? El objetivo principal es diseñar la Tabla de Retención Documental (en adelante TRD) para la FUS con el fin de garantizar un control y seguimiento de los documentos producidos y recibidos con miras a su conservación total, eliminación, selección o reproducción. Este objetivo se persigue a través de cuatro objetivos específicos: diagnosticar el estado actual del control y seguimiento de documentos, definir procedimientos para un mejor seguimiento y gestión, establecer los elementos que componen la TRD de la FUS y proponer herramientas tecnológicas y acciones para apoyar la implementación de las TRD. Empleando un enfoque cualitativo mediante métodos descriptivos y de estudio de caso, el trabajo de grado incluye una encuesta de 13 preguntas aplicada a los responsables de los documentos en las unidades administrativas y académicas de la FUS. Los hallazgos indican que el personal comprende claramente sus funciones, pero el control y seguimiento de los documentos físicos y electrónicos necesita mejoras. Con base en lo anterior, el trabajo de grado define los elementos de las TRD de la FUS, crea un formato estandarizado con agrupaciones de documentos y propone herramientas tecnológicas y acciones para respaldar la implementación de las TRD. El trabajo de grado concluye que, a partir de lo establecido por el Archivo General de la Nación de Colombia (en adelante AGN) en materia de control y seguimiento de documentos, la FUS adaptada a sus necesidades lo concerniente al instrumento archivístico TRD para mejorar sus prácticas de gestión documental mediante el diseño de las TRD propuestas.
dc.descriptionThis thesis addresses the lack of document control and monitoring at the Salesian University Foundation (hereafter FUS), an institution of the Salesian Catholic religious community in Colombia, established in 2018. Over its six years of operation, FUS has accumulated a considerable volume of documents, leading to challenges in document control and monitoring. This research examines three key issues: the inconsistent application of document coding by staff, inadequate tracking and monitoring resulting in duplicate files, and the absence of an archival instrument. These problematic issues raise the central research question: How can one contribute to proper control of documents produced and received at FUS? The main objective is to design the Document Retention Schedule (hereafter TRD) for FUS in order to ensure control and monitoring of the documents produced and received, with a view to their total preservation, disposal, selection, or reproduction. This goal is pursued through four specific objectives: diagnosing the current state of document control and monitoring, defining procedures for better tracking and management, establishing the elements that make up the TRD for FUS, and proposing technological tools and actions to support the implementation of the TRDs. Using a qualitative approach with descriptive methods and a case study, the thesis includes a 13-question survey administered to those responsible for documents in the administrative and academic units of FUS. The findings indicate that the staff clearly understands their duties, but physical and electronic document control and monitoring require improvements. Based on this, the thesis defines the elements of the TRDs for FUS, creates a standardized format with document groupings, and proposes technological tools and actions to support the implementation of the TRDs. The thesis concludes that, based on the guidelines established by the National Archives of Colombia (hereafter AGN) for document control and monitoring, FUS should adapt the TRD archival instrument to its needs in order to improve its document management practices through the design of the proposed TRDs
dc.descriptionProfesional en Ciencia de la Información, Bibliotecología y Archivística
dc.descriptionPregrado
dc.formatPDF
dc.formatapplication/pdf
dc.formatapplication/pdf
dc.formatapplication/pdf
dc.languagespa
dc.publisherPontificia Universidad Javeriana
dc.publisherCiencia de la Información, Bibliotecología y Archivística
dc.publisherFacultad de Comunicación y Lenguaje
dc.relationhttp://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/co/
dc.rightsAtribución-NoComercial-SinDerivadas 4.0 Internacional
dc.rightsinfo:eu-repo/semantics/openAccess
dc.rightsDe acuerdo con la naturaleza del uso concedido, la presente licencia parcial se otorga a título gratuito por el máximo tiempo legal colombiano, con el propósito de que en dicho lapso mi (nuestra) obra sea explotada en las condiciones aquí estipuladas y para los fines indicados, respetando siempre la titularidad de los derechos patrimoniales y morales correspondientes, de acuerdo con los usos honrados, de manera proporcional y justificada a la finalidad perseguida, sin ánimo de lucro ni de comercialización. De manera complementaria, garantizo (garantizamos) en mi (nuestra) calidad de estudiante (s) y por ende autor (es) exclusivo (s), que la Tesis o Trabajo de Grado en cuestión, es producto de mi (nuestra) plena autoría, de mi (nuestro) esfuerzo personal intelectual, como consecuencia de mi (nuestra) creación original particular y, por tanto, soy (somos) el (los) único (s) titular (es) de la misma. Además, aseguro (aseguramos) que no contiene citas, ni transcripciones de otras obras protegidas, por fuera de los límites autorizados por la ley, según los usos honrados, y en proporción a los fines previstos; ni tampoco contempla declaraciones difamatorias contra terceros; respetando el derecho a la imagen, intimidad, buen nombre y demás derechos constitucionales. Adicionalmente, manifiesto (manifestamos) que no se incluyeron expresiones contrarias al orden público ni a las buenas costumbres. En consecuencia, la responsabilidad directa en la elaboración, presentación, investigación y, en general, contenidos de la Tesis o Trabajo de Grado es de mí (nuestro) competencia exclusiva, eximiendo de toda responsabilidad a la Pontifica Universidad Javeriana por tales aspectos. Sin perjuicio de los usos y atribuciones otorgadas en virtud de este documento, continuaré (continuaremos) conservando los correspondientes derechos patrimoniales sin modificación o restricción alguna, puesto que, de acuerdo con la legislación colombiana aplicable, el presente es un acuerdo jurídico que en ningún caso conlleva la enajenación de los derechos patrimoniales derivados del régimen del Derecho de Autor. De conformidad con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y el artículo 11 de la Decisión Andina 351 de 1993, "Los derechos morales sobre el trabajo son propiedad de los autores", los cuales son irrenunciables, imprescriptibles, inembargables e inalienables. En consecuencia, la Pontificia Universidad Javeriana está en la obligación de RESPETARLOS Y HACERLOS RESPETAR, para lo cual tomará las medidas correspondientes para garantizar su observancia.
dc.rightshttp://purl.org/coar/access_right/c_abf2
dc.subjectTablas de Retención Documental (TRD)
dc.subjectControl y seguimiento de documentos
dc.subjectInstrumentos archivísticos
dc.subjectDocumentos recibidos y generados
dc.subjectDocument Retention Schedules (TRD)
dc.subjectDocument control and monitoring
dc.subjectArchival instruments
dc.subjectReceived and generated documents
dc.subjectCiencia de la información, Bibliotecología y Archivística - Tesis y disertaciones académicas
dc.subjectMateriales de archivo - Colombia
dc.subjectAcceso al documento - Colombia
dc.titleDiseño de la tabla de retención documental para la Fundación Universitaria Salesiana
dc.titleDesign of the document retention schedule for the Salesian University Foundation
dc.typehttp://purl.org/coar/version/c_ab4af688f83e57aa
dc.typeTesis/Trabajo de grado - Monografía - Pregrado
dc.typehttp://purl.org/coar/resource_type/c_7a1f
dc.typeinfo:eu-repo/semantics/bachelorThesis
dc.coverageColombia


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