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Optimización de la Gestión Documental en Planeación: Reingeniería y Trazabilidad en Planeación

Optimizing Document Management in Planning: Reengineering and Traceability in Planning

dc.contributorCarlos andres, Naranjo Martinez
dc.creatorRojas Rojas, Laura Valentina
dc.date2025-12-10T17:09:48Z
dc.date2025-12-10T17:09:48Z
dc.date2025-07-30
dc.date.accessioned2026-03-25T19:35:13Z
dc.date.available2026-03-25T19:35:13Z
dc.identifierhttps://hdl.handle.net/10654/48154
dc.identifierinstname:Universidad Militar Nueva Granada
dc.identifierreponame:Repositorio Institucional Universidad Militar Nueva Granada
dc.identifierrepourl:https://repository.umng.edu.co
dc.identifier.urihttp://test.repositoriodigital.com:8080/handle/123456789/202283
dc.descriptionOptimizar el proceso de gestión documental en la Oficina de Planeación del Municipio de Garzón (Huila) mediante un protocolo de registro, clasificación y seguimiento de correos electrónicos es el propósito central de este estudio, alineado con el objetivo de garantizar respuestas oportunas y eficaces. La investigación empleó un diseño pre-experimental de grupo único con enfoque mixto, combinando diagnóstico cuantitativo de tiempos de respuesta y satisfacción (encuestas, estudio de tiempos y movimientos) con análisis cualitativo (entrevistas semiestructuradas, observación directa e inspección documental). Durante un piloto de dos semanas se capacitó al personal en la aplicación del protocolo, se implementaron validaciones automáticas y rutas de derivación, y se integraron alertas digitales y un manual de correspondencia. Los hallazgos revelan que la estandarización de procedimientos redujo el tiempo promedio por correo de 25 a 14 minutos y elevó la productividad en 60 %, además de mejorar la satisfacción interna (de 3,2 a 4,2 sobre 5) y externa (4,6/5 en claridad y seguimiento). La discusión muestra que la reingeniería de procesos y la inteligencia organizacional facilitan la conversión de datos en conocimiento accionable, equilibrando control documental y adaptabilidad a casos excepcionales. Como aporte final, se demuestra que la combinación de gestión organizacional e inteligencia organizacional constituye una solución viable y sostenible para la trazabilidad y la transparencia administrativa, respondiendo de manera contundente a la pregunta de investigación sobre cómo optimizar la gestión documental en la Oficina de Planeación
dc.descriptionThis study aims to optimize the document management process in the Planning Office of Garzón (Huila) by establishing a standardized protocol for registering, classifying, and tracking incoming emails, thereby ensuring timely and effective responses to community and institutional requests. A pre-experimental single-group mixed-methods design was implemented over a two- week pilot, combining quantitative measures of response time and user satisfaction (surveys, time-and-motion study) with qualitative insights (semi-structured interviews, direct observation, document inspection). Results demonstrated a 60 % increase in email throughput (from 15 to 24 messages in four hours), a reduction in average handling time from 25 to 14 minutes, and significant gains in internal satisfaction (from 3.2 to 4.2/5) and external perception (4.6/5 in clarity and follow-up). Discussion highlights how process reengineering and organizational intelligence transform raw data into actionable knowledge, balancing control and flexibility through exception channels and smart alert filters. Empirical evidence and theoretical foundations confirm that the integration of organizational management and business intelligence offers a viable, sustainable model for transparency and efficiency in public sector document workflows.
dc.descriptionN/A
dc.descriptionTabla de Contenido Página Lista de Tablas ............................................................ 3 Lista de Figuras ................................................................ 4 Resumen ...................................................................... 5 Abstract/Resumo/Resum .............................................. 6 1. Problema .................................................................. 8 2. Solución ................................................................. 12 3. Conclusiones ..................................................................... 36 Referencias ......................................................................... 38 Anexo A. Título del Anexo .............................................. 40
dc.descriptionEspecialización
dc.formatapplicaction/pdf
dc.formatapplication/pdf
dc.formatapplication/pdf
dc.languagespa
dc.publisherEspecialización en Alta Gerencia
dc.publisherFacultad de Estudios a Distancia
dc.publisherUniversidad Militar Nueva Granada
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dc.rightshttp://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/
dc.rightsinfo:eu-repo/semantics/openAccess
dc.rightsAttribution-NonCommercial-NoDerivatives 4.0 International
dc.rightsAcceso abierto
dc.rightshttp://purl.org/coar/access_right/c_abf2
dc.subjectGestion documental
dc.subjectTrazabilidad
dc.subjectreingeniería de procesos
dc.subjectcapacitación operativa
dc.subjectinteligencia organizacional
dc.subjectdocument managemen
dc.subjecttraceability
dc.subjectprocess reengineering
dc.subjectoperational training
dc.subjectorganizational intelligence
dc.titleOptimización de la Gestión Documental en Planeación: Reingeniería y Trazabilidad en Planeación
dc.titleOptimizing Document Management in Planning: Reengineering and Traceability in Planning
dc.typeTesis/Trabajo de grado - Monografía - Especialización
dc.typeinfo:eu-repo/semantics/bachelorThesis
dc.typehttp://purl.org/coar/resource_type/c_7a1f
dc.typeinfo:eu-repo/semantics/acceptedVersion
dc.coverageAlcaldia municipal de Garzon Huila
dc.coverage6 semanas
dc.coverageCampus UMNG


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